Le presenze di undici cantieri, senza più carta

Il problema

Ogni capocantiere compilava a fine giornata un foglio di carta e lo portava in ufficio, spesso giorni dopo. L'amministrazione ricopiava tutto a mano per calcolare stipendi e costi. Il risultato erano errori di trascrizione frequenti, pagamenti in ritardo, e nessun modo di sapere quanto stesse costando davvero un cantiere mentre era ancora aperto.

La decisione

Il punto non era digitalizzare il foglio: era spostare il momento in cui il dato nasce. Finché a scriverlo è l'ufficio, l'ufficio aspetta e sbaglia. Ho messo la registrazione in mano a chi sta in cantiere, e ho costruito i livelli di accesso attorno a questa scelta — un capocantiere, un contabile e un consulente esterno non possono vedere le stesse cose, e senza quella separazione il sistema non sarebbe mai uscito dall'ufficio.

Cosa è cambiato

• Prima: Il foglio del cantiere arrivava in ufficio giorni dopo

  → Dopo: Le ore si registrano dal telefono, in cantiere, e in ufficio si leggono subito

• Prima: Il costo di un cantiere si calcolava a mano, e richiedeva giorni

  → Dopo: Costi aggiornati mentre il lavoro va avanti, su undici cantieri insieme

• Prima: Le ore di 39 persone ricopiate a mano, con gli errori che ne seguono

  → Dopo: Il dato si scrive una volta sola: gli errori di trascrizione sono spariti