Officina meccanica con noleggio veicoli · 2024
Un preventivo in due minuti invece di venti
Preventivi scritti a mano, clienti sparsi su fogli di calcolo e nessun modo di distinguere il fatturato dall'incassato.
Il problema
I dati dei clienti stavano su fogli di calcolo, i preventivi si scrivevano a mano — venti minuti l'uno — e il calendario del noleggio era su carta, con le doppie prenotazioni che ne conseguivano. Il titolare non aveva modo di sapere, in un dato momento, quanto avesse fatturato e quanto avesse davvero incassato.
La decisione
Il preventivo lento era il sintomo visibile, ma il problema stava sotto: cliente, veicolo e intervento vivevano in tre posti diversi e si ricopiavano a ogni passaggio. Ho unificato prima quelli — il preventivo in due minuti è la conseguenza, non la funzione. E ho tenuto fatturato e incassato come due numeri separati e sempre visibili, perché sommarli è il modo più comune di credersi più ricchi di quanto si è.
Cosa è cambiato
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Prima: Un preventivo scritto a mano: venti minuti
Dopo: Due minuti, generato dai dati che sono già nel sistema
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Prima: Fatturato e incassato erano un numero solo, e confuso
Dopo: Due cifre distinte, aggiornate mentre si lavora
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Prima: Il calendario del noleggio era su carta, e capitava di prenotare due volte lo stesso veicolo
Dopo: Una disponibilità sola e condivisa: le doppie prenotazioni sono finite
Com’è fatto
- Clienti — un archivio solo, con lo storico degli interventi e i veicoli associati
- Ordini di lavoro — apertura, assegnazione, stato di avanzamento, chiusura con il costo calcolato
- Noleggio — disponibilità dei veicoli su calendario, contratti generati, rientri tracciati
- Documenti — preventivi e proposte in PDF, presi dai dati del sistema invece che riscritti
- Cruscotto — fatturato emesso e incassato effettivo, separati, in tempo reale
Hai un problema simile?
Raccontamelo e ti dico cosa ne penso, anche se la risposta è che non ti serve un programma.
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